CRM Software für kleine Unternehmen: Die besten Systeme im Vergleich

Was ist ein CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management. Gemeint ist eine Software, in der alle Informationen zu Kontakten, Unternehmen, Anfragen und Verkaufschancen an einem Ort zusammenlaufen. Jede E-Mail, jedes Telefonat, jedes Angebot und jede Aufgabe hängt am richtigen Kontakt. So weiß jeder im Team, wo ein Interessent steht und was als Nächstes zu tun ist.

Ein CRM ist damit kein besseres Adressbuch, sondern das Werkzeug, mit dem ein Vertriebsprozess sichtbar und steuerbar wird.

Warum Unternehmen ein CRM benötigen

Ohne CRM liegen Informationen in E-Mail-Postfächern, Excel-Listen und Köpfen. Das funktioniert, solange eine Person alles überblickt. Sobald mehrere Menschen Anfragen bearbeiten oder das Volumen steigt, entstehen typische Verluste: Anfragen bleiben unbeantwortet, Angebote werden nicht nachgefasst, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters gehen Kundenbeziehungen verloren.

Ein gut eingerichtetes CRM behebt genau diese Lücken. Häufig bringt allein das konsequente Nachfassen bestehender Anfragen mehr zusätzliche Abschlüsse als ein höheres Werbebudget. Warum Anfragen oft nicht zu Kunden werden, beschreibt der Beitrag Leads ohne Abschluss.

Die wichtigsten Funktionen

Kontaktmanagement

Kontakte und Unternehmen mit allen Gesprächen, E-Mails und Dokumenten. Wichtig: Dubletten erkennen, Felder an Ihre Branche anpassen und schnelle Suche.

Leadmanagement

Neue Anfragen landen automatisch im CRM, etwa aus dem Website-Formular, und werden einer Person zugewiesen. Gute Systeme zeigen, woher ein Lead kam, damit Sie Marketingkanäle bewerten können.

Sales Pipeline

Die Pipeline zeigt alle offenen Verkaufschancen nach Phasen, zum Beispiel Anfrage, Erstgespräch, Angebot, Verhandlung, gewonnen oder verloren. So sehen Sie auf einen Blick, wo Abschlüsse hängen bleiben.

Automatisierungen

Wiederkehrende Schritte laufen automatisch: Aufgaben anlegen, Erinnerungen verschicken, Leads zuweisen, E-Mail-Sequenzen starten. Bei vielen Anbietern sind Automatisierungen erst in mittleren oder höheren Tarifen enthalten.

Reporting

Berichte zeigen Anfragen pro Kanal, Abschlussquoten, durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss und den erwarteten Umsatz. Nur wenn die Daten im CRM gepflegt sind, sind diese Berichte verlässlich.

Die Systeme im Überblick

Die folgenden Angaben stammen von den offiziellen Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 17. Oktober 2026. Preise ändern sich regelmäßig, Aktionen gelten oft nur für Neukunden. Prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Preisseite.

Close CRM

Close richtet sich an vertriebsorientierte Teams, die viel telefonieren und per E-Mail nachfassen. Telefonie, SMS und E-Mail-Synchronisation sind in allen Tarifen integriert. Die Tarife kosten laut Preisseite pro Nutzer und Monat: Solo 9 US-Dollar (bei monatlicher Zahlung 19), Essentials 35 (49), Growth 99 (109) und Scale 139 (149) US-Dollar, jeweils bei jährlicher Zahlung. Workflows für Automatisierungen gibt es erst ab Growth. Einen kostenlosen Tarif bietet Close nicht, aber eine 14-tägige Testphase. Einen Speicherort in der EU dokumentiert Close nicht, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln lässt sich online abschließen.

Transparenzhinweis: Wir nutzen Close selbst im Vertrieb. Wir sind kein Partner von Close und erhalten keine Provision.

HubSpot Sales Hub

HubSpot verbindet CRM, Marketing und Service auf einer Plattform. Der kostenlose Tarif enthält Kontakte, Unternehmen, Deals, E-Mail-Anbindung und Terminbuchung für bis zu zwei Nutzer. Starter kostet regulär 20 Euro pro Lizenz und Monat, zum Zeitpunkt der Recherche gab es für Neukunden befristet 7 Euro (jährlich) beziehungsweise 10 Euro (monatlich). Professional kostet 90 Euro bei jährlicher, 100 Euro bei monatlicher Zahlung, Enterprise 175 Euro, jeweils pro Lizenz und zuzüglich Steuern. Für Professional und Enterprise ist ein kostenpflichtiges Onboarding vorgeschrieben. HubSpot betreibt ein Rechenzentrum in der EU, reine Gratiskonten werden laut HubSpot allerdings in den USA gehostet.

Pipedrive

Pipedrive ist auf die visuelle Pipeline spezialisiert und gilt als besonders einfach zu bedienen. Die Preise pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer: Lite 14 Euro (monatlich 24), Growth 39 (49), Premium 59 (79) und Ultimate 79 (99) Euro bei jährlicher Zahlung. Wichtig: Die E-Mail-Synchronisation und Automatisierungen beginnen erst mit Growth. Es gibt eine 14-tägige Testphase, aber keinen Gratistarif. Für EU-Kunden nutzt Pipedrive laut eigener Aussage vorrangig Rechenzentren in Frankfurt und Dublin.

Zoho CRM

Zoho CRM bietet viele Funktionen zu niedrigen Preisen und einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Nutzer. Die kostenpflichtigen Tarife kosten pro Nutzer und Monat zuzüglich Steuern: Standard 14 Euro (monatlich 20), Professional 23 (35), Enterprise 40 (50) und Ultimate 52 (65) Euro bei jährlicher Zahlung. Workflows und Zuweisungsregeln sind bereits ab Standard enthalten. Die Oberfläche ist umfangreich, was die Einarbeitung etwas länger macht. Zoho betreibt Rechenzentren in der EU; die aktuellen CRM-spezifischen Bedingungen sollten Sie im Einzelfall prüfen.

CentralStationCRM

CentralStationCRM stammt aus Köln und richtet sich an kleine Teams, die ein schlankes System suchen. Die Abrechnung erfolgt pro Konto mit Nutzergrenze, nicht pro Nutzer: Starter kostenlos (3 Nutzer, 200 Kontakte), Team 24 Euro (3 Nutzer), Small Office 75 Euro (10 Nutzer), Business 149 Euro (20 Nutzer) und Enterprise 289 Euro (40 Nutzer), jeweils pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Pipelines sind als Erweiterung buchbar. Laut Anbieter werden Kundendaten in Deutschland gespeichert.

monday CRM

monday CRM basiert auf der flexiblen Arbeitsplattform von monday.com und eignet sich für Teams, die Vertrieb und Projektarbeit verbinden. Die Preise pro Nutzer und Monat zuzüglich Steuern, angezeigt für ein Team mit drei Nutzern: Basic 12 Euro (monatlich 18), Standard 17 (25) und Pro 28 (41) Euro bei jährlicher Zahlung. Automatisierungen sind ab Standard mit Monatskontingent enthalten. Eine reine EU-Datenhaltung bietet monday laut Hilfeseite nur für Enterprise-Kunden.

Funktionen und Preise im Vergleich

: Stand 17. Oktober 2026 laut offiziellen Preis- und Hilfeseiten. Preise netto beziehungsweise zuzüglich Steuern, Close in US-Dollar ohne Angabe zur Steuer. Aktionen und Tarifdetails können sich ändern.

So wählen Sie das passende System aus

1. Prozess zuerst: Schreiben Sie Ihre Vertriebsphasen auf, bevor Sie Anbieter vergleichen. Das System muss den Prozess abbilden, nicht umgekehrt.
2. Pflichtfunktionen festlegen: Brauchen Sie Telefonie, E-Mail-Sequenzen, Angebote, mehrere Pipelines oder eine Anbindung an Ihre Buchhaltung?
3. Gesamtkosten rechnen: Nutzerzahl mal Preis über zwei bis drei Jahre, plus Einrichtung, Schulung und mögliche Pflicht-Onboardings. Beachten Sie Einführungsrabatte, die nach dem ersten Jahr enden.
4. Testphase nutzen: Spielen Sie zwei bis drei echte Fälle durch, mit den Personen, die das System später täglich nutzen.
5. Datenschutz prüfen: Speicherort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechte sowie der Export Ihrer Daten.

Integration in bestehende Systeme

Ein CRM entfaltet seinen Nutzen erst mit guten Verbindungen: Website-Formulare, E-Mail und Kalender, Telefonie, Buchhaltung, Newsletter und Werbeplattformen. Alle genannten Systeme bieten Programmierschnittstellen. Für HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM und monday CRM gibt es eigene Bausteine in n8n, Close und CentralStationCRM lassen sich über ihre APIs anbinden. Welche Plattform sich für solche Verbindungen eignet, vergleicht der Beitrag n8n vs. Make vs. Zapier.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Anfrage über das Website-Formular legt automatisch einen Lead im CRM an, prüft auf Dubletten, weist die Anfrage zu, erstellt eine Aufgabe und schickt dem Interessenten eine Bestätigung. Genau so laufen auch die Anfragen über unsere eigene Website.

Wann eine individuelle CRM-Entwicklung sinnvoll ist

Standard-CRMs decken die meisten Vertriebsprozesse gut ab. Eine individuelle Lösung lohnt sich, wenn Ihr Prozess stark vom Standard abweicht, wenn das CRM tief mit eigenen Systemen wie Auftragsabwicklung, Kundenportal oder Produktion verzahnt sein muss oder wenn Lizenzkosten bei vielen Nutzern unverhältnismäßig hoch werden.

Oft ist ein Mittelweg sinnvoll: ein Standard-CRM als Basis und gezielte Erweiterungen über Schnittstellen. Mehr dazu auf den Seiten CRM & Lead-Prozesse und Individuelle Software & Systeme sowie im Beitrag Was kostet individuelle Softwareentwicklung?.

Datenschutz beim CRM

Ein CRM enthält personenbezogene Daten, deshalb gelten die Regeln der DSGVO. Praktisch bedeutet das:

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter nach Art. 28 DSGVO abschließen.
• Speicherort und Übermittlungen prüfen: Liegen die Daten in der EU, und auf welcher Grundlage werden sie gegebenenfalls in Drittländer übermittelt?
• Zugriffsrechte so vergeben, dass jede Person nur sieht, was sie braucht.
• Lösch- und Aufbewahrungsregeln festlegen, etwa für Interessenten, die nicht gekauft haben.
• Export sicherstellen, damit Sie den Anbieter später wechseln können.

Die rechtliche Bewertung im Einzelfall übernimmt Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei.

Häufige Fragen

Fazit

Das richtige CRM ist das, das Ihr Team täglich nutzt. Beginnen Sie mit Ihrem Vertriebsprozess, testen Sie zwei bis drei Systeme mit echten Fällen und rechnen Sie die Kosten über mehrere Jahre. Mit klaren Phasen, Pflichtfeldern und ein paar gezielten Automatisierungen wird aus der Software ein System, das Abschlüsse sichert.